如何在几个小时内完成一天的工作?试试这5个小技巧

云栖号资讯小编 2020-02-23

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有的时候,无论是工作还是学习,我们都难以集中注意力,容易受到周围事物的干扰而打断。久而久之,效率低下,陷入拖延,几个小时就能做完的事几天都无法完成,这样无止尽的循环浪费了我们大量的时间和精力。那应该如何科学避免这样的情况出现,提高专注力,重启高效的工作呢?相信看完这篇文章后的你会有答案。文章译自Fast Company,作者Jory Mackay,原标题Try these five tricks to do a day’s worth in just a couple of hours。

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“不管我工作多久,都总觉得做得不够。”

如果你曾经有过这种感觉,要知道你并不孤单。尽管我们的工作时间越来越长,但我们做得似乎越来越少。这是为什么呢?

为了理解是什么阻碍了事情的完成,你所要做的就是思考一个最常见的工作日。如果你和我一样,那么你的工作日会是这样的:

你精神满满地开始,浏览你的任务清单,想象充满成效的一天。但是,你想确保没有错过任何紧急的事情,而不是一头扎进去工作。

于是你会看看Twitter上有没有被@,看看LinkedIn上是否有人对你的上一篇文章发表了评论,看看你的收件箱,以确保没有错过紧急邮件。

工作的时间到了。

等等,那是什么?苏珊更新了企划案?你应该先查看一下。

现在已经是上午10点了,感觉如何?你得开始为10:30的会议做准备了。

罗比昨天下午让你做的那件事呢?是什么来着?

你的职责(和干扰)也许和我不同,但结果是一样的:分散和破碎的一天。

事实上,当我们分析1.85亿小时的工作时间时,我们发现大多数人平均每天只有2小时48分钟的工作时间。

这并不是为了让你感到羞愧而去努力工作。一旦你明白你每天只有几个小时是真正有效率的,你就可以开始利用这种情况,而不是假装你有着世界上一切时间,然后疑惑它都去了哪里。

问题不在于你每天只有三个小时的工作时间,而是你在会议、电话和其他让你分心的事情之间把本来就有限的时间分割成了15到20分钟的小块。

你也许认为自己与众不同,但事实可能并非如此。

当我们分析了5万多名RescueTime用户的行为后,我们发现40%的工作者从来不能在工作时间维持不被打扰的情况超过30分钟。(注:RescueTime 是一款多平台多设备使用情况统计分析工具,通过统计分析,可以知道自己已经工作了多久,在某段时间内进行了哪些工作。)

三小时的专注时间和五分钟的“紧急”任务之间有着巨大的差异。

当你的一天一片混乱,你就是在让自己走向失败。突然之间,你有限的时间就被几个因素污染了。

场景切换:即使只是在收件箱和当前任务之间来回切换,也会消耗20%的工作效率。

注意残留:我们的大脑不能有一丝的任务转换。一些研究表明,在被打断后,需要23分钟才能重新集中注意力。

效率羞耻: 我们每天会花46.9%的时间思考一些不是我们目前做的事情。像这样分散你的注意力意味着完成任务需要更长的时间,你就总是对做更多的事情感到有压力。

另一方面,如果你能学会每天集中注意力一两个小时,你的投资就会有回报。

事实上,史蒂芬·科特勒(Steven Kotler)在他的书《超人的崛起》(The Rise of Superman)中发现,高管们在高度专注状态下的效率最高可提高500%。

为了利用好这种生产力的飞跃,你需要知道两件事:

  • 什么时候是你集中注意力的最佳时间?
  • 你将如何保护这段时间?

认为你一整天都要百分百专注是很天真的想法。相反,你只需要接受你的局限,然后以此为基础来优化你的一天。

两个小时集中注意力比一整天的会议、邮件、电话和其他任务能产生更多的结果。

《休息:为什么当你做得越少的时候得到的越多》(Rest: Why You Get More Done When You Work Less)的作者亚历克斯·庞(Alex Pang)告诉我们,“ 花上两个小时来真正解决问题,会比花上十个小时来开会、在Slack的频道里来回折腾要好得多。”(注:Slack是一款整合了Email、短信、Twitter等企业沟通和协作工具的toB产品。)

以下这五个步骤可以帮助你每天都取得真正的进步(而不是累死自己)。

1. 找到最佳的工作时间

我们在一天中都有这样的时刻:比别人更有活力,更专注,更有效率。如果你能在这段时间安排好你的专注时间,自然会从中得到更多。

那么你在什么时候工作效率最高呢?我们曾写过一份关于如何找到个人高效时间的完整指南,但是正如行为科学家丹·艾瑞里(Dan Ariely)在Reddit AMA上解释的那样,“一般来说,人们在早上是最有效率的。完全清醒后的两个小时可能是最好的。”(注:Reddit是一个娱乐、社交及新闻网站。Reddit AMA是及其受欢迎的一种问答形式,任何人都可以向AMA(Ask Me Anything,“想问就问”)的举办者提问。)

2. 给自己一个好的工作环境

现在你需要给自己最好的条件来利用这段时间。这意味着你要优化你的工作方式和工作地点,还要确保你在开始新的一天时元气满满。

如果你因为熬夜而累了,你就会失去这些黄金时间。所以,在你做任何事情之前,确保你有一个健康的睡眠习惯,拥有你需要的时间。

接下来,你需要确保你处在一个可以让你集中注意力的环境中。

从消除环境中的外部干扰开始。这意味着要找一个安静、整洁的地方(希望有一点阳光和新鲜的空气)来保持你的活力和动力。把那些容易拿到手但会分散你注意力的东西拿掉,比如你的手机,甚至是你的待办事项清单。

接下来,你需要确保你正在屏蔽或清除内在干扰,比如查看社交媒体、新闻,甚至是电子邮件。

靠意志力是不够的。相反,在一天开始的时候可以使用一个能拦截干扰的工具来强迫你进入注意力集中的状态。就我个人而言,我喜欢在一天开始时安排一个30分钟的集中时间,这样我就不会因为查看新闻或社交媒体而占用我的工作时间。

3.选择每天的“亮点”

在合适的时间和环境下集中注意力,是时候决定什么值得你关注了。这里的目标是使用你的最高精力、最高效时间在你最重要的工作上取得真正的进展。

你选择的时间应该是重要且有意义的。如果一天剩下的时间被会议、电话和紧急工作占据了,你就可以回顾一下,心里有数你已经完成了一些重要的事情。

在《挤出时间》(Make Time)这本书中,作者称这是你每天的“亮点”。“长期目标有助于你朝正确的方向前进,但却让你很难享受工作的过程。‘任务’对于完成事情而言是必要的,但如果没有一个焦点,它们就会在一阵容易忘却的迷雾中飞逝而过,”他们写道。

亮点是介于任务和长期目标之间的某个地方。这是一件值得你关注的事情,你想找到一天的焦点。这可能意味着它具有:

时间敏感性:有什么事情需要做,或者已经困扰你一段时间了?

满足属性:你想要完成什么,在一天结束的时候会让你觉得很有成就感?

快乐属性:什么会让你觉得你度过了美好的一天?

无论你选择花两个小时在什么事情上,这段时间都应该是神圣和受人尊重的。如果你和一个团队一起工作,确保在你的日历上划出这段时间,不要让人们在开会或打电话的时候夺走它们。

正如《星火:如何引导自己和他人走向更大的成功》(Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success)一书的合著者安吉·摩根(Angie Morgan)所解释的那样,“你可以上午9点至下午5点发邮件,但这不会有什么结果,也不会让你朝着更长远、更大的目标前进。”当人们说“我太忙了”时,其实是在说“我不擅长制定计划”,或者“我不知道如何区分事情的轻重缓急”。

真正的高效是在正确的时间、正确的地点做正确的事情。

4. 听从你的身体,而不是时钟

虽然我们一直使用“两个小时”作为整个过程的指导,但这并不是一成不变的规则。强迫自己在失去注意力和精力的时候工作只会让你精疲力竭。相反,你想通过给自己一些时间恢复来保护你的注意力。

这需要你倾听你的身体,而不仅仅是时钟。

正如你通过观察你的工作效率曲线来发现最佳工作时间一样,你需要知道什么时候你的能量水平会下降。睡眠研究员纳撒尼尔·克莱特曼(Nathaniel Kleitman)表示,每90分钟高强度工作之后,我们的大脑自然会渴望休息。

当我们需要休息时,身体会向我们发出信号,比如变得饥饿、困倦、烦躁或注意力不集中的时候。听听这些迹象,然后休息5 - 10分钟,四处走走,伸展一下身体,喝点水,恢复一下精力。

如果你想让你的时间更有条理,你也可以采用番茄工作法。在这种情况下,你需要连续工作25分钟,然后休息5分钟。把以上四样串在一起,你一定会有富有成效的一天。

5. 剩下的时间,围绕你的“个人效率曲线”工作

每天完成你的“每日亮点”可以确保你在一天结束时感到有成就感,但这并不意味着你必须就此止步。用剩下的时间在紧急任务上跟上步伐,跟上交流、会议和信息更新的进度。

你可以使用与前面相同的技巧。一旦你知道了一天中你的能量值什么时候最高,什么时候最低,你就可以将任务合理匹配。例如:

  • 当你的能量水平较低时,开会、发邮件、打电话
  • 当你的精力充沛时(但不是在你的高峰时间),处理日常工作和紧急工作
  • 当你知道自己要崩溃的时候就休息一下(比如在下午的消沉时间)

在这些专注的时间之外,你仍然可以保持高效,但目标是每天在这段时间里都要投入。只要你投入这两个多小时,你就已经度过了美好的一天。比人们说的还要好。

更多的时间≠更多的工作

在这个令人慌张失措的的世界里,集中的注意力就是一个“超级大国”。只需每天一两个小时的专注时间,随着时间的推移,它就会给你带来利上加利的回报。

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原文发布时间:2020-02-23
本文作者:神译局
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