从文档工具到“知识”新玩法,语雀如何征服10万阿里人?

云栖号资讯小编 2020-02-21

安全 数据安全 钉钉

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在新型冠状病毒疫情下,国内不少企业选择了远程办公的模式。上班族们感叹终于可以“一台电脑、一部手机、一套睡衣就开始上班”,但在远程办公过程中却状况频出,工作效率反而降低了。

如何选择一款适合自己团队的远程工具?如何保证团队在远程协作中的效率和质量?

语雀作为蚂蚁金服旗下的云端文档协同工具,是阿里全球约 10 万员工进行文稿沉淀、项目管理、团队协同的标配。

在 2019 年支付宝 15 周岁时,语雀正式对外开放。其针对企业用户推出的“空间”和针对小群体用户推出的“团队”等功能,可帮助企业快速提升团队内容协作与知识管理效率,搭建企业知识门户,系统地沉淀企业数据资产。值得一提的是,语雀的背后其实是支付宝的安全团队,可以说语雀用保护你钱包的技术在保护你的文档信息安全。

为什么 10 万阿里人钟爱这款软件?为何说语雀是在用“保护你钱包的技术在保护你的文档信息安全”?

对此,蚂蚁金服资深技术专家、语雀业务负责人,袁锋(花名:苏千),有话说。

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袁锋(花名:苏千)

从非典时期走来,阿里远程办公史

在 2003 年的非典时期,阿里就经历过一次全员远程办公:凭借座机电话与台式电脑保障着阿里全业务和服务,在整个疫情期间一天都没有中断。同时阿里人保持着创新精神,孕育了淘宝网这一产品,这是在阿里的发展历程中浓墨重彩的一笔。

苏千表示,阿里数字经济体的所有业务都是交织的,每天都在发生着跨团队、跨业务甚至跨集团的协同合作,这个过程就是不断在日常演练着远程协作办公。在这个过程中,即时沟通协作的钉钉,与异步文档协作的语雀发挥着重要的连接与催化作用。

他相信在17年后今天,全员远程办公已经不仅是为了业务正常运作,而是会在此基础上为社会及疫情做更多的支持与贡献。

设计初衷:为程序员提供代码和文档工具

谈及语雀的设计初衷,竟是想给程序员群体提供一款称手好用的代码和文档的工具,希望能完成「用 Markdown 写文档」这个小目标。
“最初语雀只投入了0.5个人,是展新用业余时间做的文档工具。”支付宝研究员玉伯表示。

在完成上述的小目标后发现,语雀发现身边的每个人、每个团队、每块业务都有很多“工作知识”需要沉淀,但缺少一款好用的工具让这些“工作知识”得以保存和流传。所以语雀不应止步于仅服务工程师,应该为每个想表达所思所想的人提供一款顺手的工具,让知识能得以记录和传播,成为「专业的云端知识库」。

目前语雀有三大功能:

1、“知识库”功能:可根据不同创作和协同场景,将知识内容进行组织和分类。

  • 文档知识库: 提供在线文档、表格的编辑能力;
  • 资源知识库:支持上传并预览本地办公文件;
  • 画板知识库: 支持图片和设计稿的管理;
  • 话题知识库 : 在线异步话题讨论。

2、“团队”功能:团队、项目或组织通过人和事情的绑定,在线完成知识协同。

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语雀团队

3、“空间”功能:企业或组织的知识在线化管理,可在语雀空间内建立多个团队,每个团队可以建立不同知识库,这样可帮助企业和组织规划不同部门、团队之间的协作,便于成员交流分享知识。

自研编辑器:支持多类文件预览、一键搜图

由于语雀采用完全自主研发的编辑器,在研发期间也遇到不少技术难题。苏千表示,“语雀毕竟是先服务于阿里内部,阿里的业务覆盖了多个行业和多种岗位,不仅有新兴的互联网产业,还包含了传统的房地产、传媒等行业。大家的需求各不相同,对功能的要求又十分严苛,所以最开始的时候我们也遇到了很多挑战和压力。”

在最开始的探索时期,团队先是采用在开源软件的基础上修改的方式来研发,可很快发现,这样做出来的产品十分不稳定,并且在出现 Bug 时,技术人员十分被动,给排查和修复 Bug 带来麻烦。于是技术团队决定“不如我们自己写一个”!

在技术上,使用 JavaScript 作为前后端开发的统一语言,后端几乎所有逻辑都是由Node.js 实现,大量基于云服务来实现各式各样的功能。虽然 JavaScript 是动态语言,基于团队在过去多年的 Node.js 经验积累下,已经总结出一套开发大型 Node.js 应用的框架和代码质量保障机制,可以持续高质量地保障代码迭代速度,又能尽可能减少动态语言带来的不确定性,让工程师只需要考虑业务逻辑层的实现,高效产出。

由于采用自主研发的方式,“语雀的编辑器充满了想象力”,苏千表示。

比如语雀可在文档直接里嵌入 Office 三件套,iWork三件套、Axure、PS、Sketch,并即时解析可预览,打破操作系统及软件的限制,语雀可能是目前国内少数能做到支持这么多类文件直接嵌入预览的产品。“再也不用担心用Windows的同事打不开我的Keynote了。”
人们在使用文档时,经常会在一份文档里附上许多图片,每次想找其中的图片时候却很困难。

语雀可将你想要的图片一键搜索出来!上传至语雀文档内的每一张图,都会经过文字辩识,只要你大概记得图片上的某一两个关键词,就能通过搜索找到这张图及对应的文档。

还不够?苏千透露,在图片识别技术上,后续将会引入更多的黑科技,比如开完会后,用户可拍摄白板上画的表格或脑图等,归档进语雀时就会自动识别并以线上表格或脑图形式存入知识库内。

这背后归功于语雀的应用架构完全基于阿里云,上云除了通用的能力外,还可以快速使用阿里云提供的各类服务能力,比如图像文字搜索、文件视频预览都是阿里云提供,阿里云可以为语雀的发展提供更好支持。

语雀生于阿里的技术团队,所以一开始它就致力于解决技术人员日常的全工作流。但苏千表示,技术绝不是孤立的存在,通过语雀,可以将技术环节的上下游给串联起来。

在语雀里,不同岗位、不同角色可一起协作工作:

例如产品经理可书写产品文档,技术同学可以多团队异步评审,交互和视觉同学也可以把他们常用的 Axure和Sketch等文件上传上来,同步讨论。

同时语雀“海纳百川”,支持第三方软件的接入,比如ProcesON、墨刀。“这样整个团队的重要协作信息和思考讨论都沉淀在语雀平台上,对团队来说就是一笔巨大的财富。”苏千表示。

“用保护你钱包的技术在保护文档信息安全”

在谈到云协作工具的挑战时,苏千表示,“数据安全、功能可靠将会是永远的挑战。”他解释道,因为对于工具产品来说,功能是可以像搭积木一样不断垒高的,但安全及可靠性将会不断受到互联网发展大环境的挑战。

这是对技术人的挑战,更是底线。

所以语雀不遗余力地花费人力与时间来保障用户数据安全。

“语雀的背后其实是支付宝的安全团队,可以说语雀用保护你钱包的技术在保护你的文档信息安全。”苏千说。

苏千进一步展开介绍,在企业层面,语雀在权限设定和风险把控上做了比如IP白名单、安全水印、全局操作日志等更为细致的划分。

语雀与支付宝采用的是相同的金融级别网络基础设施,使用国内先进的软硬件安全设备。另外,语雀对数据进行了多重多地备份,确保不会因突发事件丢失,灾备能力强;同时所有用户生成的数据,语雀都进行了双重密钥的加密。

即使是语雀的开发人员,也无法看到用户的内容。即便黑客拿到了数据,也会因为无法取得密钥,而无法破解。另外,语雀还获得了国内外多个如 ISO,公安部三级安全等级等数据安全的证书。

机遇:被看见

在特殊情况下,2亿多国人开启远程办公模式,即便在头几天成“大型云办公软件车祸现场”,但企业与技术人员积极扩容、改进相关技术。所以这其中既是危机也存有机遇。

苏千表示,最大的机遇来自于SaaS企服行业及协同办公工具被重新重视起来。“我认为行业规模来自于中国企业智能办公的意识,意识起来了,才有普及度,才会有更多强劲的技术产品进入这个市场提供服务。在竞争中才会被更多人发现好的产品,语雀的机遇就来自于此。”

有一位做传统房地产开发的客户曾试用过语雀,反馈不错,但由于集团较大,新产品在内部推广起来有些困难。在这次远程办公期间,对方老板亲自找到语雀,说整个团队管理乱套了,想借助语雀的能力帮助他们来实现远程办公的规范化。

对此,语雀针对房地产企业的相关行业特性和场景,点对点地设计一套办公场景解决方案,“沟通用钉钉,沉淀在语雀”,可以说是在办公协同上是一套提升生产力的利器。

除此以外,在远程工作时你会发现七嘴八舌的电话,超长 60 秒语音,刷屏的消息等沟通方式的效率,有时候可能没有完整写一篇交代清楚前因后果一篇交代清楚前因后果的文档的效率高,更何况这个文档还支持评论,协同编辑和轻量任务协作。这时候,云文档协同工具中与当下潮流不一样的特点「异步协作」的作用显示出来了。

“其实不仅仅是在疫情期间我们被迫远程中这件事情才重要,通常情况下我们会有大量的对外的沟通,异地的沟通,这些场景其实都需要一个云文档协作工具来帮助你解决问题。所以这次的 2 亿人协同办公,对我们来讲最大的机遇其实就是被看见。”苏千说。

将引入 AI、AR、VR 新技术,


打造「知识」新玩法

在语雀的简介里,有一句话很有趣:“语雀将会以 SaaS 化为起点,助力企业、个人实现「知识上云」,逐步在产品中引入 AI、AR、VR 等新技术,与用户一起走向知识创作的智能化时代。”

对此,苏千表示,知识的形态多种多样,不仅是文字。图片、影像、声音,其实都是知识的一种形态,语雀的产品愿景是做一个「云端知识库」,帮助知识留存和焕发新的生命力。

在此愿景下,以 SaaS 为支点,未来语雀将联合阿里集团,如阿里云、达摩院、天猫智能硬件等,引入更多的黑科技能力,帮助用户、企业全方位的记录知识和展示知识。也希望能有更多人,可以因为这样有趣的玩儿法愿意来了解一个新领域的知识。

也许有一天,你可以在语雀上学习到世界各地的建筑知识,还能置身于其中,用眼睛直观的去感受。

据苏千透露,目前语雀除了PC端外,还有在钉钉应用中心已上线小程序。电脑客户端已在研发的最后攻坚期,应该很快就会与大家见面,补齐弱网离线笔记、文稿的能力。还有,语雀 App也在规划中。

在此次疫情下,语雀针对远程办公的晨会、日周报、工作讨论等特殊场景,做了个性化设计并紧急开发上线,用实际情况来与大家共克时坚。
同时语雀开放「语雀团队」长期免费使用、「语雀空间」免费使用 3 个月、非盈利性组织长期免费使用「语雀空间」这三大公益举措。语雀还表示,欢迎更多像非遗类组织、博物馆、科研类组织等非盈利性的组织来试用或使用语雀,语雀愿意长期提供可靠的免费服务,助力发展。

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原文发布时间:2020-02-20
本文作者:伍杏玲
本文来自:“蚂蚁金服科技公众号”,了解相关信息可以关注“蚂蚁金服科技

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