电子传真系统在企业中的应用

技术小阿哥 2017-11-13

服务器 exchange 邮件服务器

电子传真早在WIN95那个年代就可以通过Microsoft Fax使用拨号猫收发传真,不过相对于传统的传真机仍有很多不便之处,后来赛门铁克出了WinFax传真软件,其优点是:在网络中实现多用户共享一个Modem之类的传真设备进行软件传真,这比硬件传真机实现共享(通过多条电话线进行物理连接)所需的投资要小许多。支持ModemISDN等具有传真功能的设备进行软件传真,而且就设备投资方面来说比起传真机要便宜许多。可以与Outlook集成进行邮件传真,也就是以邮件的形式发送传真到对方的邮箱中。这是传真机所无法实现的。当然,也可以直接发送传真到对方的传真机上。支持因特网传真,这样就可以以非常低的通信费进行传真,大大节省长途传真通信费。这相对于传真机来说具有相当的优势,因为传真机要实现因特网传真,必须向邮电部门申请类似服务,交纳大笔的费用。支持广播传真,可以进行批量传真,满足企业大宗传真业务需求,这是传真机所无法实现的。支持附件传真,也就是像邮件一样将常见的文档(如WordExcel等)作为附件添加,但是在对方传真机上打印出来的则是文件中的内容,而不仅是一个文件名,这样就可以进行多类文档的传真了。 可以对传真封面进行个性设计,增强企业形象宣传,这与传真机相比具有绝对的优势。支持扫描传真。可以直接从扫描仪上将扫描文件传真,这在要求进行真迹传真的情形中非常适用。

 
综合来讲,应用电子传真对企业而言,可以省成本,减少收发传真的时间,提高效率,但仅仅是客户端安装是远远不够的,我们部署过类似于WinFax传真软件,只适用于少数用户,需要有外线电话,LICENSE许可,熟练操作的培训,不利于集中管理,如何能够更行之有效的应用传真,为企业创造出价值出来呢?企业传真服务器的好处在于,传真统一管理,用户所发的传真文件在传真服务器上有备份, 发件人可以随时查询,查找历史记录及文档,可以大大方便工作,提高效率,可以根据用户需求,每个用户一个传真号码,方便用户使用。简化工作环节,提高工作效率,加强管理。电子文档直接传真,不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时 间,省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理。集中传真资源,节省设备的购置费用和维护费用。如果选用传统的传真机,同时购置多台,对于公司来说也是一个不小的开支。而传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约。由于企业对传真有很大的依赖性,每台传真机的维护成本也居高不下,而采用传真服务器就可以节省维护费用。有效节省办公通信成本,高效传真系统节省传真传输时间,因而节省通信费用。同时利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关,通过Internet发送传真,大幅度降低传真费用。信息沟通更加及时通畅,用一个自己的传真号码与客户保持安全的传真通信,甚至在身处异地的时候也能通过Email收发传真。传真资源共享,多个传真通道系统智能分配,提高系统的利用率,保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递,提高了工作效率。结合办公应用系统,充分保护原有投资,传真服务器能够与企业的其他业务系统有机集成,在现有的OA系统内实现自动传真,从而不但有效利用了现有资源,而且使用户的原有投资得到充分保护。

 
企业传真服务器其实是一台服务器,使用传真卡接入外线电话,根据同时使用情况,分为2路、4路以此类推,最大好处是可以应用到企业的邮件系统,跟用户的邮箱做关联,我们使用的是EXCHANGE邮件服务器,有相应的EXCHANGE版本,还有NOTES邮件服务器版本的,能够基于邮件应用层面的应用,我们不用担心它会不会使用SMTP协议,企业传真服务器只用我们提供一个公共邮箱账户给它,它再通过分给用户的电子传真账户来转发传真邮件。我们使用过共享复印机,它可以做到复印、打印、扫描于一体,用起来很方便,而且也很好维护,同样地传真服务器会根据我们发给它的邮件,把附件通过传真发出去,我们不用去跟客户确认传真是否到达,传真服务器也能过滤掉很多垃圾传真营销,也避免有人打长途电话,总之,初期的投入换来的是以后的成本降低,我们要考虑到企业的传真使用率,当达到一定量的基础上选择传真服务器才是正确的选择。



本文转自 zhaiken 51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/zhaiken/381224,如需转载请自行联系原作者
登录 后评论
下一篇
corcosa
12572人浏览
2019-10-08
相关推荐
[转]三种邮件服务器的比较
808人浏览
2007-06-03 23:27:00
IP技术生力军:VOIP的突起
1170人浏览
2017-07-03 10:18:00
呼叫中心(Call Center)
942人浏览
2017-11-15 12:08:00
0
0
0
1153