OA办公自动化系统设计方案

zting科技 2017-01-09

模块 工作流

3.1.公文管理
1.简要说明
 公文管理用来管理企业的各种公文的收发和流转,可以使企业实现无纸化公文流转,提高公文流转的速度,并通过与档案管理系统的连接,可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。
具体功能包括:发文草拟、收文登记、来文处理、查询统计、公文流程设置等。
● 发文草拟

 

 允许工作人员草拟发文,公文依照公文模板进行拟定,符合企业统一标准,为公文的编写提供了便利。
● 收文登记

 

 工作人员可以对外来文进行签收、登记、审核,对需本企业处理的公文可以设定各级审批流转。
● 来文处理

 

 对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文进行处理。系统能够通过及时提醒、待办事宜、短消息、电子邮件等方式通知工作人员尽快办理,并能够跟踪公文的全程状态。
● 查询统计

 

 系统提供多条件模糊查询权限内公文的基本信息、执行信息、各级审批信息等,查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等,并可依据多种条件进行统计。
● 公文流程设置

 

  公文流程通过流程建模平台进行设定,平台支持多流程、多分支、一节点多人或、与、大多数关系。公文流程可任意定义,能够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的公文流程,满足日常工作变化的需要。
2.模块特点
● 流程跟踪和控制
 公文管理具有完善的流程跟踪和控制。对发文的整个流程进行跟踪,详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
● 安全、方便的公文处理
笔迹是人的一种稳定的行为特征,具有一定的不变性和独特性。
(1). 笔记保留
 公文管理嵌入技术,在公文处理过程中,支持意见批示等功能,领导可按照自己的习惯圈圈改改,完全符合传统的办公习惯,极大地减低了办公自动化系统的使用难度,同时还保留修改痕迹。
(2).批注
 在公文管理中,对于重要的文件的归档、转发、审批、会签、批办等操作,均需签署意见,并亲笔签名。当签名识别通过后,将文件正文与签署意见统一保存。
(3). 纸件导入
 公文管理还支持公文纸件的合理导入,系统能够将扫描仪扫入的公文原件附在公文中,工作人员可以直接在导入后的原件上进行手写批注,增进了公文流转的严密性。

 

● 文档一体化
 本系统中的公文管理需要实现与档案管理系统的有机连接、数据格式、接口统一标准,使签发后的文件能够转入到档案管理系统中。我公司在以往系统建设中已经积累丰富的文档一体化经验,可以充分满足用户的公文处理和档案管理紧密结合的要求,当文件经过办公系统的处理后,直接归档到档案管理系统中,消除了公文处理和档案管理之间的障碍,避免了重复劳动,大大提高了用户单位的公文档案处理效率。
● 公文委托
 当用户外出时,可以通过个人办公子系统中的待签设定模块,将急需审批的各类公文分别指定委托人,这样,需审批的公文会自动复制一份到委托人那里,用户回来后,可全部或部分取消代签设置。

 


3.2.
职能事务
 职责事务管理子系统是OA系统的强大功能部分,可以随时扩展其它的业务处理子系统,可以针对不同的行业不同的企业定制自己的业务处理系统,体现了OA+Solution(传统OA产品无可比拟)的设计思想。
1.档案管理
 档案管理系统对办公、经营活动中产生的所有档案进行管理,保存所有已归档的公文供查询和备案。它在吸收现有各类档案管理系统优点的基础上,进一步采用了新的技术和现代档案管理的新的观念。系统采用了开放式的体系结构,以适应客户不同的管理需求。
通过对收文、发文的自动归档处理,保管已归档的收文、发文、签报、传阅件等文件,可以提高机构档案文件管理的效率与质量,实现文、档管理的一体化,实现公文管理和档案管理的无缝连接。档案管理也可独立使用,用于登录非公文管理处理的其它文件。
档案管理模拟现实中组织档案管理的过程,将实际的档案柜、档案夹简化为文件夹。严格遵循国家档案管理的有关规则,对现实中数目庞大的案卷资料规范化管理,便于查阅。

 

档案管理描述:
● 对公文管理中登记的公文进行分卷归档,实现企业公文的发起、执行、管理一体化。
● 对现有纸介质文件和电子文件提供方便的输入手段,为档案管理电子化提供可能。
● 档案的归档、废止、移交、销毁、借阅、归还、查询等。
● 功能组织、设计符合国家档案有关规定,促使企业档案管理标准化。
● 严格按照国家标准和档案管理的行业标准实施开发。

 

2.人事管理
 人事管理系统为机构员工建立完整的档案管理,记录机构的人员新进、人员调出、人事变动的情况,员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料,通过对员工分类进行考评,进行相应的奖惩和工资核定,并实现员工人员素质比例、工作业绩、奖惩情况等的数据分析,辅助领导决策。
具体功能包括员工管理、员工招聘、人员行踪、考勤、员工培训、劳务合同、薪酬管理、休假管理。
● 员工招聘

 

 包含人力申请、人力规划、配置状况、临时用工、招聘活动、筛选录用、招聘总结、参数设置等功能。通过人力申请收集各部门用工需求,从而作出人力规划,可随时查询企业的用工状况,并根职位体系结合进行招聘工作的计划、发布、资料的筛选、通知发放、信息汇总,建立机构人才库,根据需求力度,优先分配新员工归属部门。
● 员工管理

 

 含有组织结构、职务体系、职位设置、人事事务、档案维护等功能。本模块主要通过建立企业的组织结构及其职位体系,构建企业管理的基础,并将职位体系作为系统运行的基础。同时也可通过人事事务、档案维护完成人事信息管理的一些事务型工作。
● 员工行踪记录

 

 员工在出差或外出办事时,记录自己的行踪情况,并指定代理人,以配合其他系统的流程运行和员工考勤的正确性。
● 员工考勤记录

 

 考勤资料是对每位员工出勤情况的记载,管理员可以在清楚地看到某一时期公司员工的具体上班、请假等出勤情况,并统计员工的实际工作时间。
● 培训记录和申请

 

 包含培训体系、需求征集、培训计划、培训活动、在线培训、培训管理、培训园地、综合查询功能。通过建立企业的培训体系使得企业的培训管理工作更加系统化,同时与职位体系结合,使培训工作更具有针对性和有效性。对于培训的结果可对参训人员、讲师、及组织者进行考评,并记录下来。员工可记录每次培训的成果,以共享给其他人。
● 劳务合同

 

 管理员工的劳务合同,根据劳务合同的时间,进行到期提醒,并根据员工的考核表现,计算员工合同期得分,为人事人员的工作提供指导性建议。
● 员工薪酬

 

  包含薪酬设计、薪资发放、薪酬分析、人力成本等功能。本模块主要通过与公司职位体系的结合建立员工薪酬体系,并在薪酬体系的基础上与考勤管理、人事变动、绩效管理模块进行对接,针对企业内不同工作人员采用有效的激励方法。同时,可对企业数据进行统计分析,结合自身实力对比市场情况制订出有效的薪酬政策。
3.会议管理
 为更好地安排会议的召开日程,及时地发布会议通知,保证会议的顺利召开,有必要对会议进行统一管理,合理利用现有会议室资源。会议管理系统主要包括会议室情况、申请审批、会议通知、会议纪要、会议情况。
具体功能包括会议室情况、会议申请审批、会议通知、会议情况。
● 会议室情况

 

 会议室管理员可以根据实际情况任意的增、改、删会议室,为会议室增、改、删设备,并可查历史更新记录;可以不定期的检查会议室设备的运转情况和某项设备的使用情况,查询会议室在某个时期的使用情况。系统采用了直观的日历格式视图,普通员工可以方便的察看会议室的预定和历史使用情况,以及会议室设备运行情况。
● 申请审批

 

 会议申请人在线提出会议申请,经过各级审批后,由会议管理员在征求会议室管理员意见后决定会议是否召开,避免在会议室使用上发生冲突。
● 会议通知 会议管理员在线发布会议通知,并接收与会人员的反馈信息,记录每次会议的通知时间和次数,节约了人力、物力,提高了工作效率,保障了会议的出席。
● 会议情况

 

  所有的用户都可以查询一定时期内的会议安排情况,以及自己所参加的会议召开情况;会议书记在线对会议召开情况进行记录,便于及时地传达会议精神,提高了会议的效率。另外,会议管理员也可以将某个会议的召开情况共享给其他没有参加的人员。

 

4.知识管理
 实现安全、全面、方便、快捷地对企业文档资料、图片音像进行包括登记、归类、统计、注销、借阅、归还、催还等方面的管理。系统提供了对文件信息按照不同的分类进行查询(可以按照文号、年度、关键词等),同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将权限内感兴趣的信息保存至本机,以备他用。
文档管理将企业在发展过程中积累德大量知识、方法统一管理,加速了业务流程,提高了企业核心竞争力,使企业以崭新的面貌迎接
知识经济的到来。

 

● 信息传输、存储、访问安全 系统采用SSL加密、传输时保护关键数据等安全措施,保证信息传输安全;采用关系型数据库加密存储文档资料信息,保证信息存储安全;系统对访问者的权限进行控制,保证了访问安全。
● 信息储存数据量大 收录了上级企业下发的多种文件及本企业发布的文件。对于有关本企业的相关政策、制度的制定具有指导意义。
● 信息传递及时、准确 文档资料一旦保存成功,并赋予权限,其他员工就可以查看到;从编辑、采编都采用计算机网络实现,因此信息不仅及时、而且准确。
● 便于信息重复引用 由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输,因此只需一次输入,其它企业就可以方便地引用,减少了文字的重复录入,提高了工作效率。
● 记录访问痕迹 对文档资料的访问者的身份以及访问时间进行记录,并可以很方便的对文档资料的访问情况进行统计,做到有据可查。

 

5.任务管理
 任务管理为企业工作人员提供发布、执行任务并监控任务执行情况的功能,任务管理分为发布任务和执行任务两部分。
● 发布任务 工作人员可以向下级发布工作任务、向同级提交协同工作申请、向上级提交个人申请,可以监控自发的现正执行任务的执行情况,且可以察看历史任务情况。
● 执行任务 工作人员接收其他人发来的任务,并做出处理(同意或驳回)。若同意,可以填写执行情况以反馈信息给任务传来者,员工还可以对该任务进行分拆,形成多个子任务,当子任务执行完成后,该员工可以选择完成或继续下达其他任务。工作人员可以很方便的察看已同意任务的执行情况和已驳回的任务情况。

 

6.计划管理
 计划管理可以制定销售计划、年度发展计划、部门经理、项目经理给下属下达的工作计划和项目实施计划等。
计划内容编辑所见即所得,合理实现图、文混排。
计划管理子系统主要分三个部分: 制订计划、执行计划、查询计划。
● 制订计划 制订计划是企业员工制订自己的个人计划,部门经理制订本部门的部门计划、公司制订的公司计划等等,从另一个角度又可分为财务计划、生产计划、购销计划等各类计划的制订。 
● 执行计划 执行计划是员工查看与自己相关的计划,即在制订计划时,在计划对象选择中包括自己的那些计划的查看模块,据以在实际中去执行,按计划完成工作等。
● 查询计划 查询计划是专门为部门经理或以上级别的人查看本部门计划或自己管辖权限内的所有计划,只有部门经理或更高级的管理者登陆时,才可登陆到这部分进行计划的查看。如部门经理登陆到此模块,他将看到他的部门下的所有员工所制订的所有计划,进而掌握本部门大家所有的工作进程、计划等,督促其修改不合理的计划内容并按计划进行工作。检查大家完成计划情况。

 

7.日志管理
 工作日志、绩效考核管理解决了企业对员工的考核难题,要求员工每天填写工作日志,主管可以随时检查下属的工作日志记录。到周五时系统会根据每天的日志自动生成工作周报。每周周报提交后,上级主管可对周报进行考核。另外,还有月评考核模块,可进行月度综合考评。
所有日志、周报、考评记录均保存在系统数据库中,日后可进行统计查询。

 

8.固定资产管理
 实现固定资产的申购、入库、发放、库存统计、折旧等功能。有权限的用户可起草申购单,经领导审批同意后方可购置,物品购置后由固定资产管理员登记入库,入库保存后系统自动更新库存信息。固定资产发放也是由办公用品管理员进行登记,发放后库存信息自动更新。

 

9.办公物品管理
 物品管理实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单,经领导审批同意后方可购置,物品由办公用品管理员登记入库,自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记,发放后库存信息自动更新。

 

3.3.工作流
 工作流系统把企业平常需要申请、审批的相对较独立的业务管理集中起来,针对每一事物设置业务流程,配置相应审批、处理人员。企业工作人员可以通过工作流系统提出申请,系统会判别用户身份自动将申请转到相关审批人处等待审批,同时,申请人可以随时察看到自己发出申请的审批进度及审批意见,真正的做到流程透明,并大大提高了工作效率。
系统提供图形化的流程设置功能。通过图形化的流程设置,用户可以随时自行设置、修改各申请审批流的流程,完全实现流程的可重构性。

 

3.4流程建模平台
 工作流系统、公文系统中执行的各种流程由后台的工作流程建模平台设定。流程建模平台能够对企业实际业务过程中发生的各种公文流程,包括:会议纪要、通知、通告、命令、决定、公告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函;以及各种申请审批,包括:请假、加班、用车、卖票、财务报销、费用支出等,通过灵活的流程建模,进行通一管理,涵盖目标组织业务流程的申请、审批、处理、跟踪、监督、文档等各个方面。通过工作流程建模平台,用户可以发布各种需申请信息,并转交领导或其他工作人员审批处理,并能实时的对申请信息的审批情况、执行情况进行跟踪,增加了目标组织实际业务工作的透明度。
同时,目标组织的领导层能通过多种视图(例如曲线图、柱状图、饼状图等)的形式,统计汇总各种工作流程的状态,并可以通过多条件的模糊查询方式查询具体流程的流转情况。
1). 遵循WPDL国际规范。能实现国际工作流联盟WFMC(WorkFlow Management Colication)的功能集;
2). 和工作流管理系统、公文管理系统的前台执行部分无缝集成;
3). 支持图形化界面操作;
4). 支持流程元素的属性权限设定;
5). 支持表单定制;
6). 支持无限级流程点;
7). 支持顺序、与分支、异或分支、异或合并、与合并、条件连接;
8). 支持人工处理和自动处理设定;
9). 支持过程监督跟踪;
10). 支持部门、角色、员工等多种方式的流程步骤执行选择。
3.5. 电子邮件
 邮件系统采用模块化设计、具有良好的封装性,使系统具有强大的扩展性。邮件核心系统和邮件前端(Webmail)系统可以运行在不同的主机上,可以将软件的不同模块,如收发模块、用户认证模块、邮件存储模块、用户接入模块等,分别运行在不同的机器上,共同来完成整个电子邮件系统的功能。根据需要,每一种模块还可以再拆分在不同的服务器上运行,实现负载分担,因此系统可以根据需要和用户的使用模式进行定制。
系统遵循POP3、SMTP协议实现邮件的收发功能。邮件核心系统对邮件前端Webmail系统提供扩展访问协议的支持,使邮件用户能够通过Web方式收发、处理邮件。
 系统功能包括:收发邮件、邮件夹管理、邮件拒收设置、邮件自动过滤、邮件帐号管理、邮件系统公告等。

 

3.6.个人办公
 个人办公是为提高员工的日常工作效率、辅助员工办公而提供的一系列小工具。在这里,员工可以及时了解到等待自己办理的各项事务,以及管理个人的通讯录、记事本,修改个人的登录口令、出差前设置代签人员等。
1.即时提醒
 系统将用户需处理的工作和通知均采用在工作台面及时提示的方式催你尽快办理,提高工作效率,避免了遗漏给工作上带来的不便。提醒的方式多种多样,系统支持Email、短信息、等方式的即时提醒。

 

2.待办事宜
 待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分,除了实现上级领导安排待办事宜以外,流程类功能如:收文系统、发文系统、会议管理等系统产生的用户信息传递都由“待办事宜”来完成。待办事宜是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口,系统正常运行后,上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中,领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中;领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件,领导批示、审批、审阅的工作都可以完成,极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜,办理领导交办的事项,以免本人的待办事宜延误。

 

3.通讯录
 为安全方便的保存管理个人用通讯录,我们提供个人通讯录管理,对个人通讯录进行分组管理,每个个人可以根据自己的需要将个人通讯录划分为多个组,例如家庭、朋友、同事等等,个人通讯录内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大,为个人的通讯信息管理提供了极大的方便,是个人繁忙工作的好助手。同时,还可以将自己的通讯录共享给其他人。

 

4.记事本
 工作人员对自己的工作记录和与工作、生活相关的资料信息随时登记,方便查询。如自己的工作小节、票务信息、天气预报等。

 

5.短消息
 短消息的突出优点是速度快,工作人员沟通方便,能接收、发送、回复。同时可以指定多人进行同时发送。

 

6.代签设置
 用户在外出时,可以指定是否需要代签人来办理需自己处理的各种审批,以免延误信息流的正常流通。设定待签人后,需审批处理的信息将自动转到待签人那里,由待签人处理。
当用户回来后,可执行取消待签操作,恢复正常状态。

 

7.个人信息
 企业工作人员可以对自己的个人可更改信息(系统登录名称、登录密码、英文姓名、员工电话、家庭住址、个人现在住址、联系方式)进行维护,及时地对自己的已更改信息进行更新,保证个人登录用户名和密码的安全,以免泄漏。

8.个人设置

可以对页面进行个性化设置。

3.7.公共信息
 为所有工作人员提供的信息共享、信息交流平台。用户可以根据自己的需要定制自己需要的栏目,如电子公告、通知、组织机构信息、规章制度、新闻快讯、帮助信息等内容;系统还提供BBS、网上调查等功能实现员工与员工、公司与员工之间的信息交流。

 

3.8.公共栏目
 公共栏目是共享资源,是所有工作人员的共享浏览信息区(公共信息区)。企业可以根据自己的需要定制自己需要的栏目如公告通知、组织机构、规章制度、政策法规、帮助信息等方面内容。可指定一个或几个工作人员为信息维护人员,负责公共信息栏目维护的发布。
公共栏目是企业内部共享的数据库,各员工均能调阅、查看。用户可以张贴某种特殊类型的公告,声明自己感兴趣的事件,标题、作者、内容等,当公告牌中张贴有符合条件的公告时,可以通过电子邮件通知用户。
公共栏目支持全文检索功能,可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感兴趣的公告。可以按发布日期、标题、作者进行排序,可以按分类的方式浏览电子公告牌,自动删除超过保留期限的公告。

 

1. 公共通讯录
 为方便企业工作人员查询公共通讯信息,我们提供了公共通讯录管理功能,用于收集、整理日常工作中需要经常使用的通讯信息,作为共享资源,为所有工作人员使用。
公共通讯录对企业的公共通讯信息进行分组管理,企业可以任意的建立多个通讯录组,例如本企业员工通讯录、上级企业通讯录、兄弟企业通讯录等,且每个通讯录组可指定一个或几个工作人员对信息进行维护。
公共通讯录可按姓名、工作企业等关键字进行多条件模糊查询,方便灵活的得到您所需要的信息。

 

2.电子论坛
 电子论坛为企业所有工作人员提供了一个发表文章和阅读文章的空间。通过电子论坛,建立起网站的虚拟社区,让所有用户能够在网站上进行交流。企业可以根据自己的需要设置论坛的分类如技术交流、市场动态、茶余饭后、生活园地等。
电子论坛功能强大,支持表情、同主题阅读、签名档、精华区、被阅读次数、回贴数、检索(根据作者、日期、标题检索)等功能,分类别、分话题地存放用户发表的文章。提供审核功能。用户可在此发布自己的文章,管理员可对文章进行分类、修改和删除等操作,维护电子论坛的日常运营。

 

3.网上调查
 网上调查让企业所有工作人员就热点话题进行调查和投票,作为共享资源,为所有工作人员使用。
网上调查是开放的,企业所有工作人员都可以进行投票和查看结果,而且在投票信息经过统计分析软件初步自动处理后,可以马上查看到阶段性的调查结果。 
实施网上调查节省了传统调查中耗费的大量人力和物力。 
网络的最大好处是交互性,因此在网上调查时,被调查对象可以及时就问卷相关问题提出自己更多看法和建议,可减少因问卷设计不合理导致调查结论偏差。
实施网上调查,被调查者是在完全自愿的原则下参与调查,调查的针对性更强,因此问卷填写信息可靠、调查结论客观。
利用网络进行网上调查收集信息,可以有效地对采集信息的质量实施系统的检验和控制。

 

3.9文档管理

 

1.文件管理

 

所有文件在“文件管理”中都按文件分类形式存放,每个文件分类都由其“管理员”进行归档、备查和删除等管理,具有“查阅人”权限的用户才能浏览其中的文件。

 

2.个人文件资料管理

 

可以发布一些跟工作相关的文档资料,对自己的文档进行管理,并且可以共享系统其它用户允许自己浏览的文档。

 

3.9.系统管理

 

数据字典

 

    系统中的各模块数据都需要在数据字典中进行维护,包括对数据类型、数据名称等的新增和修改。

 

模块管理

 

    可扩展系统后续功能,为今后系统的升级和扩展打下良好基础

 

● 组织结构
 系统遵循通用的组织机构模型,按照树型结构来组织部门的上下级关系,对单位内的各级部门进行管理,设定各级部门的部门编码、部门名称、父部门名称、部门描述等信息,作为整个系统合理运行的基础。
● 角色管理
 系统管理员根据本单位的实际情况,可以将各子系统的操作功能权限(管理、察看)划分为多个角色,便于为工作人员指定操作权限,增加系统的安全性和运行和理性、系统可扩展性。
● 用户管理
 系统管理员通过用户管理模块对单位的所有工作人员的基本信息、登录信息、所属角色信息进行管理,作为整个系统合理运行的基础。
(1). 工作人员基本信息
对单位所有工作人员的基本信息,包括员工编码、所属部门、员工姓名、英文姓名、员工性别、员工年龄、员工电话、岗位编码、开始工作时间、民族、婚否、身高、出生日期、文化程度、专业、政治面貌、外语及程度、户口所在地、家庭住址、本人现在住址、联系方式、工作年限、学习及工作简历、专业培训情况、家庭成员、自我介绍、家人照片等进行管理。
(2). 工作人员登录信息
对单位所有工作人员的员工编码、员工名称、系统登录名称、登录密码、员工IP地址等信息进行管理,作为工作人员登录系统的身份判断标示。
(3). 工作人员所属角色信息
为单位所有工作人员分配所属角色,这将决定工作人员登录系统后所拥有的权限范围。系统管理员可以根据实际工作需要,为工作人员分配多个角色

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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分类: SoftWare Design
标签: oa办公自动化

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